KYC e adeguata verifica: come conoscere il cliente

KYC è l’acronimo di Know Your Customer, ossia “conosci il tuo cliente”. Si tratta di un insieme di procedure e azioni per verificare l’identità e le informazioni dei clienti. Le attività di verifica KYC, tipiche del settore bancario e finanziario, vengono attuate per prevenire frodi come il riciclaggio di denaro di provenienza illecita, il finanziamento del terrorismo, il furto di identità e altre attività illegali.

Nel processo di verifica del cliente, le aziende possono raccogliere una serie di informazioni personali, utili alla valutazione e all’analisi approfondita della clientela:

• Identità: nome, cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza, ecc.
• Occupazione: settore, azienda, posizione lavorativa, ecc.
• Fonti di reddito: da lavoro dipendente o autonomo, da altre fonti, ecc.
• Scopo dell’attivazione del rapporto: per esempio, nel caso dell’apertura di un conto corrente, viene richiesta la finalità (es. per investimento, risparmio, per il versamento dei proventi dell’attività lavorativa).
• Origine dei fondi: la provenienza di eventuali somme versate, nel caso di accensione di un conto corrente.

Oggi, esistono obblighi normativi che variano da Paese a Paese in materia di adeguata verifica. In Italia, le procedure di KYC si traducono nella compilazione del “Questionario per l’adeguata verifica della clientela”, componente fondamentale del processo di conformità conosciuto come AML (Anti-Money Laundering), che è l’insieme di procedure e regole a cui si devono attenere le istituzioni finanziarie e altre aziende soggette a queste normative.

Quando va effettuata la verifica KYC?

I soggetti tenuti ad effettuare le procedure di Know Your Customer secondo gli obblighi di legge sono:

1. Istituti e intermediari finanziari
2. Società di pagamento e fintech
3. Compagnie assicurative
4. agenti immobiliari;
5. revisori legali e società di revisione;
6. professionisti (commercialisti, consulenti del lavoro, notai e avvocati);
7. prestatori di servizi di gioco;
8. mediatori civili;
9. prestatori di servizi di valuta virtuale.

Queste categorie professionali, così come aziende e altre tipologie di enti, devono verificare l’identità del cliente e acquisire il set informativo in modo da poterne valutare correttamente il rischio di riciclaggio di denaro, il finanziamento a soggetti criminali ed evitare, quindi, qualsiasi comportamento al di fuori del perimetro sancito per legge.

Nell’accettazione della clientela, in particolare attraverso procedure di digital onboarding, determinate tipologie di attività devono quindi garantire che la persona con cui si sta avendo a che fare è effettivamente chi dice di essere e non sta commettendo alcuna attività illegale. Bisogna ricorrere a un ampio numero di documenti e dati non strutturati: informazioni anagrafiche, dichiarazioni scritte del cliente, atto istitutivo di una società, bilanci societari, corrispondenza, casellario giudiziario sono solo alcuni esempi. 

La procedura di adeguata verifica può essere lunga e la sua gestione impatta direttamente sul conto economico delle aziende. Oggi però esistono soluzioni in grado di ridurne tempi e costi, digitalizzando tutto il processo sia per il cliente finale sia per l’azienda interessata.

Il KYC è un tassello imprescindibile per un business efficace e conforme alle normative. È importante per questo tipo di procedure affidarsi e coinvolgere partner esperti, che conoscano le modalità più efficaci di implementazione delle procedure di KYC, nel rispetto di regole e norme specifiche per il Paese in cui si opera. I set informativi che devono essere raccolti, la tipologia di identificazione, la valutazione del rischio non sono uguali per tutti i contesti, ma variano a seconda della tipologia di cliente e di prodotto che deve essere sottoscritto.

Nella scelta delle soluzioni, un aspetto fondamentale ricade sulla componente tecnologica. Grazie alle innovazioni in questo ambito, il processo di KYC può essere automatizzato e, in questo senso, l’intelligenza artificiale gioca un ruolo di primo piano per agevolarlo e renderlo più intuitivo, efficace e funzionale, oltre a garantire l’acquisizione di nuovi clienti da remoto migliorando la customer experience.  

Adeguata verifica del cliente: i migliori strumenti per tutelarsi

Occorre pianificare con attenzione gli investimenti quando si tratta di procedure KYC: secondo dati pubblicati da Deloitte¹, infatti, gli istituti finanziari spendono in media 60 milioni di dollari all’anno per sviluppare e mantenere queste procedure e oltre il 73% di questi ha dichiarato di aver perso clienti a causa di attriti e difficoltà nel processo di onboarding).

Fabrick ha messo a punto un sistema di customer onboarding e adeguata verifica del cliente con uno specifico modulo KYC in white label estremamente flessibile e personalizzabile in base al prodotto o al servizio, per ridurre al minimo le operazioni manuali e garantireun’esperienza fluida e veloce. La soluzione si basa su diversi moduli, ognuno con funzionalità e caratteristiche specifiche:

• Raccolta informazioni
  Analisi dei dati attraverso formulari chiari e automatizzati. Obiettivo è semplificare il processo per i clienti riducendo gli errori ed aumentando la qualità del dato.
• Due diligence
  Collegamento a provider terzi e indipendenti per la verifica dell’identità e della conformità normativa.
• Risk rating
  Valutazione del rischio finanziario, legale e operativo attraverso prodotti e metodologie sviluppati internamente e supportati da fonti pubbliche e private.
• Monitoraggio nel continuo
  Sistema di transaction e customer monitoring, per valutare i clienti dopo la fase di acquisizione e mantenere il presidio di affidabilità nel corso della relazione.

In conclusione, grazie all’offerta di Fabrick è possibile digitalizzare i propri processi di conformità, integrarli con l’accesso automatizzato alle principali fonti di dati e semplificare la gestione del rischio lungo tutto il ciclo di vita del cliente, migliorando customer experience e tassi di conversione.