Integrare i servizi PISP nel sistema ERP: riconciliazione di fatture e pagamenti in un'unica piattaforma

Sistema ERP e tesoreria: adozione dell'86% nelle grandi aziende, ma l'85% dei CFO richiede il collegamento con le banche

In molte organizzazioni, gli ERP sono il sistema di riferimento per gestire contabilità, acquisti, vendite e gran parte dei processi amministrativi. Però, quando il processo arriva al momento più “delicato” - pagamento, incasso e riconciliazione – il flusso gestionale tende a interrompersi: la fattura viene gestita nell'ERP, approvata tramite flussi di lavoro e regole interne, ma il pagamento viene eseguito all'esterno, tramite home banking o piattaforme analoghe della propria banca. Le informazioni dei flussi finanziari, poi, sono rese disponibili tramite portali e app bancarie, con tempistiche che possono variare a seconda dello strumento di pagamento utilizzato e, a volte, troppo tardi per prendere decisioni basate su dati aggiornati in tempo reale.

Uno studio recente¹ ha indicato che l'85% dei CFO sarebbe disposto a cambiare banca pur di ottenere una connessione diretta tra ERP e sistemi bancari, e che il 99% ritiene che questa integrazione aumenterebbe la propria fedeltà verso la banca. In altre parole: la necessità di integrazione è chiara, ma è ancora lontana dall'essere soddisfatta in modo generalizzato.

Open Banking in Europa: dalla PSD2 all'integrazione dei pagamenti nell'ERP

In Europa, il quadro normativo ha creato i presupposti per avere ecosistemi gestionali e finanziari completamente integrati. La PSD2 ha aperto il mercato a terze parti autorizzate (TPP) e ha consentito la nascita di servizi come l'aggregazione dei conti (AIS), che permette di avere una visione unificata dei conti aziendali in un unico punto, sia esso l'ERP o una piattaforma interna, e l'avvio dei pagamenti Open Banking (PIS), anche detti Pay by Bank, all'interno di un modello con autenticazione rafforzata (SCA) e requisiti di sicurezza.

Tuttavia, molte aziende continuano a operare “in parallelo”: l'ERP come sistema di registrazione e la banca come sistema di esecuzione, con un'integrazione parziale o differita. Ecco il paradosso europeo: sebbene le banche e le fintech abbiano implementato API aperte e servizi di Open Banking, molte aziende continuano a lavorare con un modello meno efficace, senza beneficiare delle nuove opportunità.

In pratica, ciò si traduce in processi manuali sui portali bancari, caricamento di file e successive riconciliazioni. E così, una parte importante del valore dell'ERP (automazione, controllo e tracciabilità) rimane inutilizzata proprio nella fase in cui ha maggiore impatto: la tesoreria.

Pagamenti tramite PISP: chiudere il cerchio tra ERP e banca

È in questo scenario che entrano in gioco i servizi PISP (Payment Initiation Service Provider) e l'approccio Open Banking. Un PISP consente all'ERP di avviare un pagamento Pay by Bank, ossia un bonifico SEPA (ordinario o istantaneo) senza dover passare dall'home banking. In pratica, il sistema di gestione invia tramite API un ordine di pagamento già precompilato - con IBAN, importo e causale - l'utente lo autorizza tramite SCA (autenticazione rafforzata) e il pagamento viene eseguito in modo sicuro, con tracciabilità e disponibilità dello stato dell'operazione.

La logica è semplice: se l'ERP ha già tutte le informazioni necessarie per il pagamento (fornitore, fattura, importo, scadenza e riferimenti), la transazione può essere gestita totalmente all'interno del flusso stesso dell'ERP, che facilità anche le operazioni di riconciliazione.

Pagamenti integrati e riconciliazione automatica: il nuovo standard dell'ERP aziendale

Per la finanza aziendale, il collegamento diretto tra ERP e banca è diventato una funzionalità fondamentale, tanto che più di tre CFO su quattro sarebbero disposti a cambiare istituto bancario pur di poterne beneficiare¹. In questo scenario, integrare l'ERP con un sistema di avvio dei pagamenti PISP - e, in generale, con i servizi di Open Banking - non è un “nice to have”, ma un modo per gestire fatturazione, pagamento e riconciliazione da un'unica piattaforma, riducendo la dipendenza dall'home banking, file e processi “batch”. In sintesi: quali sono i vantaggi di Pay by Bank per gli ERP e i loro utenti?

1. Riconciliazione più automatica e meno errori
   Se il pagamento viene avviato dall'ERP, tutte le informazioni vengono fornite direttamente dal creditore: beneficiario, importo, riferimento della fattura (o dell’ordine) e causale. Questo riduce il rischio di errore, in fase di compilazione della maschera del bonifico, e facilita la riconciliazione tra ordine e incasso.
2. Incassi e pagamenti più rapidi, con un flusso di cassa più aggiornato
   Pay by Bank è ideale per contesti B2B, ad esempio per il pagamento di fatture elettroniche. Il pagatore autorizza l'operazione tramite la sua banca, l'ERP raccoglie l’informazione dell’esito del bonifico irrevocabile in tempo reale e aggiorna la posizione di cassa, riducendo i tempi tipicamente necessari per riconciliazione e gestione del cash-flow.
3. Meno attività manuali, maggiore efficienza amministrativa
   Con una connessione API, invece di scaricare estratti e importarli o inserire manualmente dati nel tramite home e remote banking, le attività amministrative possono essere svolte direttamente dall'ERP: avviare e gestire i pagamenti e le attività di riconciliazione dalla piattaforma richiede meno tempo, con un risparmio medio settimanale che può arrivare a sei ore¹.
4. Governance, sicurezza e audit
   I PISP operano all'interno di un quadro normativo e con autenticazione a due fattori (SCA), senza necessità di memorizzare credenziali bancarie e con tracciabilità dell'autorizzazione nell'ente. Ciò consente di mantenere un livello di sicurezza paragonabile a quello dell'home banking tradizionale, ma integrato in un flusso ERP più controllabile e verificabile.

Scenario normativo europeo: sfida o opportunità per collegare ERP e banche con PISP?

Lo scenario normativo negli ultimi anni è stato caratterizzato da interventi che hanno – tra gli altri – l’obiettivo di creare un mercato dei pagamenti digitale europeo più integrato, sicuro e competitivo, creando nuove opportunità per aziende e consumatori. Vediamo le iniziative principali e come possono contribuire all’evoluzione dei pagamenti tramite ERP.

Instant Payments Regulation: standardizzazione “real-time” dei flussi

Il Regolamento UE 2024/886 sugli instant payments ha un effetto strutturale molto concreto sui sistemi gestionali, perché:

• Ha reso obbligatori i bonifici istantanei per i PSP dell’area euro;
• Ha introdotto la Verification of Payee (VoP) come controllo standard;
• Ha imposto disponibilità h24 e tempi certi di accredito dei bonfici (<10 secondi).

Impatto diretto sugli ERP

• spinge verso integrazioni API real-time (non più batch giornalieri);
• abilita la riconciliazione quasi immediata degli incassi Pay by Bank;
• rende più semplice trattare il pagamento come evento sincrono nel ciclo order-to-cash.

L’instant payment diventa un elemento pressoché nativo che gli ERP possono adottare come alternativa o in parallelo alle carte.

PSD2 e evoluzione verso PSD3/PSR

La PSD2 ha già aperto la strada ai servizi di payment initiation (PIS), ma le evoluzioni normative in corso - PSD3 e Payment Services Regulation - sono particolarmente rilevanti per il mondo ERP, per:

• rafforzamento dei requisiti di disponibilità e qualità delle API bancarie;
• maggiore uniformità tecnica (meno frammentazione tra banche);
• riduzione delle eccezioni e dei fallback manuali.

Perché sono importanti per gli ERP

• rendono più sostenibile un’integrazione standardizzata e “industriale” di Pay by Bank;
• riducono il costo di manutenzione delle integrazioni;
• favoriscono l’inserimento del pagamento bancario diretto nei moduli di tesoreria e incassi.

Il risvolto è chiaro: il conto bancario diventa un canale di pagamento programmabile e personalizzabile.

ISO 20022: linguaggio comune tra banca e ERP

Qui l’impatto, se possibile, è ancora più concreto. L’adozione progressiva e ormai strutturale di ISO 20022 per bonifici ordinari e istantanei crea una continuità semantica tra sistemi bancari e sistemi gestionali.

Vantaggi chiave per gli ERP

• campi dati più ricchi (reference, causali strutturate, ID transazione);
• migliore matching automatico tra fattura, ordine e pagamento;
• minore necessità di logiche custom di riconciliazione.

Pay by Bank diventa molto più “ERP-friendly” rispetto ai flussi tradizionali e offre nuove opportunità di business per le aziende che offrono o adottano questi gestionali.

E in Italia? Pubblica Amministrazione e fatturazione elettronica agevolano l’adozione dei pagamenti PISP

Oltre a beneficiare delle normative europee, l’Italia presenta un contesto favorevole per alcune sue specificità:

• Fatturazione elettronica obbligatoria
  La fatturazione elettronica in Italia è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 per le operazioni tra privati e aziende (B2B e B2C). Estesa a quasi tutte le Partite IVA, inclusi i forfettari dal 2024, era già in vigore per le Pubbliche Amministrazioni dal 2014. La digitalizzazione della fatturazione semplifica e incentiva l’adozione dei pagamenti Open Banking PISP, grazie alla riduzione delle frizioni in tutto il processo di gestione fatture e incassi.  
• Digitalizzazione dei flussi di incasso PA
  La digitalizzazione dei pagamenti a favore della Pubblica Amministrazione italiana si è consolidata soprattutto negli ultimi anni grazie all’introduzione di PagoPA, la piattaforma nazionale che ha standardizzato e reso obbligatori i pagamenti digitali verso la PA, migliorandone trasparenza ed efficienza. Questo modello ha abilitato pagamenti multicanale e integrati con strumenti come l’app IO, semplificando l’esperienza di cittadini e imprese.

Quest contesto rende più naturale per gli ERP integrare pagamenti bancari diretti come estensione del ciclo amministrativo.

Verso una finanza aziendale integrata: dall'ERP all'Embedded Finance

Da anni, gli ERP sono cruciali per la gestione di ordini, fatture, scadenze e approvazioni. Oggi, il passo evolutivo per queste piattaforme è quello di rendere i servizi finanziari parte integrante del flusso stesso: pagamenti, incassi, riconciliazione, finanziamento e verifica dei dati utente devono essere integrati al loro interno, per semplificare i processi e ridurre tempi e costi gestionali.

Una delle prossime grandi sfide per molte aziende sarà quella di passare da un modello in cui ERP e portali bancari coesistono come touchpoint separati a un altro in cui i servizi finanziari verranno attivati dal gestionale – in fase di emissione della fattura, nel portale dei fornitori, nel checkout B2B, nel modulo di acquisto - senza attriti e con tracciabilità end-to-end. Si tratta di abilitare esperienze di Embedded Finance che rendono più fluida l’esperienza di pagamento del cliente finale e quella di incasso e riconciliazione per le aziende.

In questo contesto, Fabrick si inserisce come partner strategico perché combina due dimensioni: da un lato, una piattaforma di Open Banking, e dall'altro, una proposta di Embedded Finance che consente di integrare funzionalità come l'avvio di pagamenti PISP e il Pay by Bank all'interno di processi e canali già utilizzati dalle aziende. Il risultato è un'evoluzione più rapida e sostenibile: meno integrazioni punto-a-punto, maggiore controllo del ciclo finanziario e un ecosistema in grado di generare nuovi casi d'uso man mano che il business cresce.