Pagamenti nel settore Travel: come ottimizzare gli incassi di hotel, tour operator e piattaforme

Aumentano i viaggiatori, crescono le prenotazioni digitali e si moltiplicano i punti di contatto attraverso cui acquistare un’esperienza.

Il settore Travel continua a evolvere e, insieme alle modalità con cui aziende e viaggiatori interagiscono, cambia anche il ruolo del pagamento.

Dietro una prenotazione si nasconde una rete di flussi finanziari che coinvolge clienti, hotel, compagnie aeree, agenzie di viaggio, OTA, fornitori di servizi, assicurazioni e piattaforme digitali. Acconti, saldi, commissioni, rimborsi, payout, voucher e servizi ancillari accompagnano il viaggio ben prima della partenza e continuano anche dopo il rientro.

In un settore caratterizzato da pagamenti anticipati, operatività internazionale e filiere altamente frammentate, la vera sfida non è soltanto incassare, ma governare in modo efficiente tutti i flussi finanziari che ogni prenotazione attiva.

Un cliente paga oggi per un servizio che utilizzerà tra settimane o mesi. Questo genera:

• esposizione a cancellazioni e modifiche
• elevato volume di rimborsi
• chargeback più frequenti
• pressione sul cash flow

Per rispondere a questa complessità, un’infrastruttura capace di collegare pagamenti, riconciliazione e servizi finanziari può aiutare a ridurre la frammentazione e a mantenere maggiore controllo sul ciclo della prenotazione.

Un mercato in crescita, con sempre più valore in movimento

Il turismo continua a rappresentare uno dei principali motori dell’economia globale. Secondo UN Tourism, nel 2025 gli arrivi turistici internazionali hanno raggiunto 1,52 miliardi, circa il 4% in più rispetto al 2024. L’Europa rimane la prima regione turistica mondiale, con 793 milioni di arrivi internazionali.¹

In Italia il fenomeno assume dimensioni particolarmente rilevanti. Secondo Istat, nel 2025 sono state registrate oltre 535 milioni di presenze nelle strutture ricettive. Il dato 2025 amplia per la prima volta il perimetro statistico includendo anche gli alloggi privati gestiti in forma non imprenditoriale; al netto di questa componente, le presenze sono 481 milioni. La componente internazionale ha ormai un peso maggioritario: il 55,3% delle presenze è riconducibile a turisti stranieri.²

A crescere è anche il valore economico dei flussi internazionali. Banca d’Italia rileva che nel 2025 la spesa dei viaggiatori stranieri nel nostro Paese ha raggiunto 56,7 miliardi di euro, +4,6% rispetto al 2024.³

Questo significa più valore da gestire all’interno dell’ecosistema Travel. Dietro ogni prenotazione si attivano flussi finanziari che possono coinvolgere più soggetti, strumenti di pagamento, valute e canali fisici e digitali. Gestirli in maniera coordinata può aumentare la visibilità sui flussi, ridurre le attività manuali e rendere più semplice il customer journey.

Il turismo italiano è sempre più internazionale e digitale

Nel 2025 le presenze turistiche in Italia hanno superato i 535 milioni e quelle straniere hanno rappresentato il 55,3% del totale. Parallelamente, la spesa dei viaggiatori internazionali ha raggiunto 56,7 miliardi di euro, in crescita del 4,6% rispetto al 2024.² ³

Le nuove opportunità del Travel passano anche dai pagamenti

La crescita del settore si accompagna a nuovi comportamenti di acquisto, più canali di vendita e processi finanziari più articolati.

Più prenotazioni digitali, più libertà di scelta

In Italia, tra il 2018 e il 2024, le notti prenotate tramite alcune delle principali piattaforme online sono cresciute del 92%, passando da circa 66 a quasi 127 milioni; circa tre pernottamenti su quattro intermediati da queste piattaforme riguardano clienti stranieri.²

In questo scenario, ampliare l’offerta dei metodi di pagamento digitali, ridurre l’attrito al checkout e garantire un’esperienza coerente su web e mobile può diventare un fattore importante sia per la conversione sia per la customer experience.

Un approfondimento sulle principali evoluzioni è disponibile nell’articolo dedicato ai metodi di pagamento innovativi.

Un settore sempre più internazionale

Accogliere clienti provenienti da mercati differenti significa adattarsi anche a preferenze di pagamento diverse.

Carte, digital wallet, pagamenti Account-to-Account e metodi di pagamento locali convivono all’interno dello stesso ecosistema, con abitudini che possono variare significativamente tra un Paese e l’altro.

Per hotel, OTA e operatori internazionali diventa quindi importante poter integrare e gestire strumenti differenti senza moltiplicare infrastrutture e processi, adattando il checkout ai mercati serviti.

Flussi asincroni richiedono maggiore controllo

Uno dei principali problemi del settore Travel riguarda la difficoltà di ricostruire correttamente il ciclo finanziario delle prenotazioni.

I flussi attraversano sistemi diversi e spesso seguono percorsi asincroni:

• il cliente paga oggi;
• il servizio viene erogato settimane dopo;
• il fornitore viene liquidato successivamente;
• eventuali modifiche e rimborsi intervengono lungo il percorso.

Questa frammentazione può tradursi in un carico operativo significativo. Nella survey internazionale The State of Distribution 2025, basata su oltre 700 brand alberghieri e più di 21.000 strutture, l’80% degli hotel dichiara di dedicare fino a due giorni alla settimana ad attività di reporting manuale.⁴

Automatizzare la riconciliazione significa:

• ridurre errori operativi;
• migliorare la qualità del dato finanziario;
• velocizzare le attività amministrative;
• ottenere una visione unificata dei flussi;
• aumentare il controllo sulla marginalità delle singole operazioni.

Su questo tema, abbiamo approfondito anche il ruolo di Open Banking e Virtual IBAN nella riconciliazione bancaria automatica.

Dalla gestione dei pagamenti alla gestione integrata dei flussi finanziari

Dietro la definizione di settore Travel convivono realtà molto diverse. Hotel, OTA, tour operator, agenzie di viaggio, software house e piattaforme gestionali condividono l’obiettivo di offrire un’esperienza fluida al viaggiatore, ma affrontano esigenze differenti nella gestione dei pagamenti.

Hotel e strutture ricettive: valorizzare ogni canale di incasso

Un hotel può ricevere pagamenti attraverso numerosi touchpoint: prenotazioni dirette dal sito, pagamenti alla reception, acconti richiesti a distanza, prenotazioni telefoniche e prenotazioni intermediate dalle OTA.

Ogni canale può prevedere differenti tempi di autorizzazione, commissioni, regole di cancellazione e procedure di riconciliazione. Se i sistemi non comunicano tra loro, aumenta la complessità e diventa più difficile ottenere una visione unitaria dei flussi finanziari.

Una strategia di Payment Orchestration consente di:

• centralizzare la gestione dei pagamenti;
• integrare diversi PSP e metodi di pagamento;
• semplificare la governance dei flussi;
• aumentare il controllo operativo;
• migliorare conversione e continuità di servizio.

In un settore dove l'esperienza cliente inizia dal momento della prenotazione, offrire un checkout semplice e adattabile ai diversi mercati può rappresentare un importante fattore competitivo.

Per approfondire il modello, leggi Payment Hub e Payment Orchestration: perché la tua azienda ne ha bisogno.

Le prenotazioni travel presentano spesso ticket medi elevati: vacanze familiari, tour organizzati, viaggi business, eventi e gruppi.

In questi contesti il pagamento account-to-account può rappresentare una valida alternativa ai tradizionali circuiti carta.

Soluzioni Pay by Bank permettono infatti di:

• avviare pagamenti direttamente dal conto corrente;
• semplificare il processo di pagamento;
• offrire un'esperienza digitale fluida;
• gestire con efficacia acconti e saldi;
• supportare transazioni di importo elevato.

La complessità riguarda anche i flussi B2B verso fornitori e partner commerciali, tradizionalmente frammentati nel settore Travel. Tra gli strumenti che stanno contribuendo ad automatizzarli ci sono le virtual card, che possono essere associate a una specifica prenotazione o transazione e supportare controllo, tracciabilità e riconciliazione dei pagamenti verso i fornitori.⁵

OTA e piattaforme di prenotazione: orchestrare un doppio flusso finanziario

Le Online Travel Agencies e le piattaforme di booking operano contemporaneamente in due direzioni: incassano dal viaggiatore e distribuiscono fondi a hotel, compagnie aeree e altri fornitori.

Quando una prenotazione combina più servizi - ad esempio volo, hotel e attività - cresce il numero di transazioni, soggetti e regole da gestire.

Sul fronte dell’incasso, una priorità è offrire ai clienti internazionali i metodi di pagamento preferiti e garantire continuità anche durante picchi di traffico.

Le piattaforme di Payment Orchestration dotate di funzionalità di smart routing permettono di indirizzare una transazione verso differenti provider sulla base di regole definite dall’azienda e di predisporre percorsi alternativi in caso di indisponibilità, con l’obiettivo di ottimizzare il processo di pagamento.

Sul fronte dei pagamenti a partner e fornitori, è invece importante automatizzare la distribuzione degli importi.

Le funzionalità di split payment consentono di applicare regole di ripartizione prestabilite tra più beneficiari, come abbiamo spiegato nell’articolo dedicato agli Split Payments per marketplace.

Incasso e distribuzione dei fondi possono così diventare parti di uno stesso processo, più integrato e tracciabile.

Rewards: trasformare il pagamento in uno strumento di fidelizzazione

Il rapporto con il viaggiatore non termina con la prenotazione.

Oggi gli operatori ricercano strumenti per aumentare:

• frequenza di acquisto;
• customer lifetime value;
• retention;
• utilizzo dei servizi ancillari.

I programmi Rewards consentono di trasformare ogni interazione economica in un'opportunità di coinvolgimento.

Ad esempio:

• premiando prenotazioni anticipate;
• incentivando l'acquisto di servizi aggiuntivi;
• valorizzando la fedeltà dei clienti ricorrenti;
• favorendo il riutilizzo di voucher e crediti viaggio.

In questo scenario il pagamento smette di essere un semplice momento operativo e diventa un touchpoint strategico per costruire relazioni durature e generare nuovo valore.

Software gestionali ed ERP verticali: il pagamento diventa una funzionalità nativa

I software dedicati al Travel stanno evolvendo verso piattaforme in grado di accompagnare l’intero ciclo operativo dell’utente.

Dopo aver digitalizzato prenotazioni, disponibilità, anagrafiche e pratiche, un’evoluzione naturale consiste nell’integrare anche i servizi finanziari e di pagamento nello stesso ambiente attraverso modelli di Embedded Finance.

Per hotel, agenzie e tour operator significa poter mantenere pagamenti, prenotazioni e dati maggiormente allineati lungo lo stesso processo. Per i provider tecnologici rappresenta invece un’opportunità per ampliare il valore della propria soluzione e sviluppare nuovi servizi per i propri clienti. 

Come preparare un’infrastruttura di pagamento per il settore Travel

L’ottimizzazione dei pagamenti Travel non dipende da una singola funzionalità, ma dalla capacità di collegare i diversi momenti finanziari della prenotazione in un’architettura semplice da controllare, integrare ed evolvere.

Cinque priorità dovrebbero guidare questo percorso:

• Centralizzare metodi, canali e provider. Un’infrastruttura di orchestrazione consente di gestire carte, wallet, metodi di pagamento locali, pagamenti Account-to-Account e provider differenti attraverso un punto di controllo comune.
• Automatizzare riconciliazione e reporting. Collegare pagamenti, prenotazioni, pratiche e liquidazioni può ridurre le verifiche manuali e migliorare la visibilità sui flussi.
• Progettare esperienze di pagamento flessibili. Online payment, Pay by Link, SoftPOS e pagamenti in struttura dovrebbero essere componenti di un customer journey integrato e coerente.
• Gestire insieme incasso e distribuzione dei fondi. Per OTA, marketplace e piattaforme, split payment e regole automatiche di ripartizione degli incassi possono semplificare le attività operative e migliorare la tracciabilità.
• Preparare l’evoluzione embedded. Per software verticali e piattaforme gestionali, integrare i pagamenti come funzionalità nativa può aumentare il valore del prodotto e rafforzare la relazione con i clienti.

Dalla gestione dei pagamenti alla gestione dell'intero ecosistema finanziario

La trasformazione digitale del Travel non riguarda più soltanto prenotazioni e customer experience.

La crescita delle vendite online, la complessità dei flussi multi-attore e le aspettative sempre più elevate dei viaggiatori richiedono un approccio nuovo alla gestione finanziaria.

Per questo, l’evoluzione del settore sta spingendo verso infrastrutture capaci di collegare incassi, payout, riconciliazione e servizi a valore aggiunto in modo più coerente, riducendo la dipendenza da strumenti e processi separati.

In questa direzione, Fabrick Payment Orchestra consente a merchant, corporate e piattaforme digitali di centralizzare flussi di pagamento omnicanale e integrare diversi strumenti e servizi di pagamento all’interno di un’unica infrastruttura.